Hot Seats:
Styrk projektets beslutningsproces med god facilitering

At facilitere har til formål at skabe fremdrift for gruppen og projektet. Og det at være facilitator behøver ikke nødvendigvis være én bestemt person i det agile team.

Facilitering er kunsten at få grupper til at lykkes og bevæge sig fremad. At gøre tale- og tænkeprocesser lettere, mere effektive og inkluderende ved hjælp af en faciliteret tilgang til kommunikationen og samarbejde. Ordet facilitering kommer af det latinske ord facilis og betyder ”at gøre let”.

Når vi taler om facilitering af processer, er det et forløb eller en serie af handlinger, der indebærer arbejdet med at gøre en beslutning, forandring eller udvikling mulig. At gøre det let for teamets fremdrift. Med andre ord er der tale om intervention i den organisatoriske hverdag i form af møder, diskussioner, undersøgelser, beslutningsprocesser og workshop mm. Interventionerne kan være mange og have forskellig form.

Faciliteringsteknikker udgør en uundværlig værktøjskasse indenfor mødeledelse, workshops og teamarbejde. Ved at strukturere processer, fremme deltagelse og skabe et rum for effektiv og udviklende kommunikation spiller faciliteringen en afgørende rolle i skabe værdi, fremme innovation og det fælles mål.

Her er det vigtigt at være opmærksom på:

1. Etableringen af tryghed og tillid i rummet
2. Klarhed over enhver dialogs mål og formål
3. Teknikker til involverende dialog
4. Faseinddeling af drøftelsen
5. Fokus på klarhed over handlinger og aftaler

Her præsenterer vi en let tilgængelig og effektiv metode til, hvordan I kan facilitere en beslutningsproces i jeres team med formålet om at drøfte beslutningen åbent og nuanceret i teamet, som inkluderer alle fem ovenstående elementer.

Fælles opstart: Der udvælges to personer i teamet, som får til opgave at være beslutningsorgan.

Step 1: Om beslutningen

De to udvalgte teammedlemmer taler beslutningen igennem. Hvad drejer det sig om? Hvem er involveret? Hvilke forhold skal teamet være opmærksom på? Desuden drøfter de, hvilke input der er brug for fra resten af teamet.

Imens sidder resten af teamet og lytter til deres samtale uden at afbryde eller på anden måde interagere med beslutningsorganet. Teamet kan eventuelt tage noter undervejs.

Step 2: Teamet taler

Talen går nu videre til teamet, som får mulighed for at drøfte beslutningen. Det er teamets opgave at bringe information til snakken og bidrage med nye synspunkter til sagen.

Imens lytter beslutningsorganets medlemmer uden at interagere med hinanden eller resten af teamet. De kan med fordel skrive relevante stikord ned undervejs.

Step 3: Synspunkter bliver afvejet

Beslutningsorganets medlemmer taler beslutningen igennem igen. Denne gang på baggrund af teamets refleksioner. De vurderer, om de har opfølgende spørgsmål eller uafklarede forhold, som er nødvendige at vende yderligere for at træffe beslutningen. I så fald, kan de igangsætte endnu en runde, hvor teamet bidrager med viden og indsigt.

På den måde kan samtalen veksle mellem Step 2 og Step 3, indtil beslutningsorganet har den nødvendige information til at træffe beslutningen.

Denne metodebeskrivelse er et uddrag af bogen ’Facilitering i agile projektteams’, som giver konkrete værktøjer, der skal styrke faciliteringen af de processer, som hjælper teamet med at tage beslutninger, prioritere, planlægge, styre og evaluere dets projektarbejde.